Proyecto de gestión de la información en la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Universidad de Costa Rica como apoyo a los procesos de mejoramiento continuo

Del 2019 al 2021 se llevó a cabo la primera fase de un proyecto de gestión de la información en la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Universidad de Costa Rica, surgido como respuesta a las problemáticas identificadas en el proceso de autoevaluación 2007-2011, entre las que destacan: debilidades en el uso y la difusión de la información, un sistema de archivo débil que no ha sido gestionado ni actualizado de forma pertinente y la falta de políticas específicas para el manejo de los expedientes. El proyecto se aborda desde un enfoque cualitativo y busca describir la forma en que la gestión de información se desarrolla en la escuela, a la vez que brinda aportes que permiten fortalecer los procesos desarrollados. Contempla tres etapas: mapeo de la información, definición de políticas y preparación de los actores involucrados en la gestión de la información. Entre los principales logros destaca la mejora en la sistematización y la gestión de la información, así como el fortalecimiento de la comunicación interna. Esto se ve reflejado en la puesta en marcha de un sistema de gestión de documentos automatizado, un manual de procesos y la capacitación del personal docente y administrativo en la gestión documental. Se concluye sobre la necesidad de involucrar a diferentes actores en el proceso, además, trabajar de la mano con profesionales de otras disciplinas. Finalmente, se rescata la importancia de contar con recurso humano calificado como elemento clave para la calidad de los procesos documentales.