PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN DI UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

Abstract

Peran arsip menjadi hal yang sangat penting ketika skala rutinitas pengarsipan dibutuhkan dengan segera tiap saat. Kebutuhan yang tinggi akan pencarian data pada arsip perlu dikelola dengan baik, apalagi disebuah perguruan tinggi yang memiliki civitas akademika yang dapat dikatakan aktif dengan jumlah mahasiswa yang relatif cukup banyak. Seperti Universitas Satya Negara Indonesia yang rutinitas aktifitas kearsipan dokumennya memiliki tingkatan yang padat dengan banyaknya unit, lembaga, biro, fakultas dan rektorat pada level internal selain kebutuhan penanangan kearsipan pada level external. penelitian ini menjelaskan tentang pengarsipan dokumen di Universitas Satya Negara Indonesia. Terdapat beberapa masalah yang terjadi dalam pengarsipan dokumen yang saat ini dikerjakan masih bersifat konvensional (manual), sehingga untuk mencari arsip atau dokumen yang diperlukan itu menjadi\sulit, dikarenakan arsip yang dimiliki hanya satu unit saja, yaitu tidak mempunyai tempat atau gudang khusus untuk arsip. Penggunaan sistem informasi pengarsipan dokumen berbasis website, memungkinkan membantu didlam pengelolaan arsip dengan mudah, sehingga tidak adanya lagi arsip kendalan kesulitan ataupun kehilangan arsip. Sistem informasi berbasis website ini akan mengunakan metode nomor untuk kode sebagai pengganti dari nama arsip. Pada tulisan ini akan menghasilkan sebuah sistem informasi pengarsipan dengan menggunakan metode Waterfall serta dan perancangan tools sistem menggunakan Unifield Modeling Language (UML) sedangkan untuk pengujian sistem menggunakan metode Black Box. Sistem informasi pengarsipan dokumen ini dibuat menggunakan MySQL sebagai basisdata dan Hypertext Preprocessor (PHP) sebagai bahasa pemrograman.