KORESPONDENSI BISNIS DALAM PERDAGANGAN INTERNASIONAL: BAGAIMANA PERANNYA TERHADAP KINERJA FREIGHT FORWARDER?

Abstract

Korespondensi bisnis berupa e-mail memiliki peranan yang penting bagi freight forwarder untuk menunjang tugasnya sebagai perantara antara eskportir dan importir. Penguasaan gaya, format, dan bagian-bagian penting dalam e-mail merupakan pekerjaan yang tidak mudah, terlebih lagi jika dituliskan dengan bahasa Inggris sehingga menjadi tantangan tersendiri bagi freight forwarder. Penelitian ini mencoba menginvestigasi kendala dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan freight forwarding di Indonesia dalam melakukan korespondensi bisnis berbahasa Inggris, serta menganalisis sejauh mana peran korespondensi bisnis terhadap kinerja freight forwarder. Penelitian ini melibatkan lima perusahaan freight forwarding yang berlokasi di DKI Jakarta. Data dikumpulkan melalui studi kepustakaan dan wawancara kepada staf yang menangani korespondensi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa gaya komunikasi e-mail yang dibuat oleh perusahaan freight forwarding cenderung bersifat tidak resmi dengan banyaknya penggunaan singkatan dan bentuk e-mail yang ringkas. Selain itu, terdapat beberapa kendala dalam melakukan korespondensi, yaitu minimnya pengetahuan tentang komponen penyusun e-mail, kurangnya kemampuan bahasa Inggris, minimnya pengetahuan tentang gaya penulisan e-mail, dan kesalahan interpretasi. Kendala-kendala yang dihadapi dalam korespondensi tersebut membawa dampak pada aktivitas ekspor impor berupa keterlambatan proses transaksi, adanya keluhan pelanggan hingga kerugian finansial. Karyawan yang mengurusi surat-menyurat hendaknya diberikan pelatihan korespondensi bisnis yang intensif agar dapat memahami susunan, gaya penulisan, dan pola korespondensi bisnis yang lazim digunakan di dunia bisnis internasional secara terperinci. Di samping itu, peningkatan kemampuan bahasa Inggris bagi karyawan khususnya yang menjalankan kegiatan korespondensi bisnis, perlu untuk dilakukan dengan memberikan pelatihan bahasa Inggris khususnya terkait penulisan dan tata bahasa.