Risk analysis applied to the process of managing medical single use devices in a hospital pharmacy department

Introduction

During the COVID-19 pandemic, single use medical devices’ supply (SUMD) was marked by repetitive and unforeseen interruptions. The present study aimed to determine the risks related to the processes of management of medical devices in our CHU according to a method of failure mode, effect and criticality analysis (FMECA).

Methods

Qualified healthcare professionals were recruited to form a multidisciplinary consensus committee. By analyzing the process map, all failure modes, causes and consequences were identified through brainstorming meetings. They were then classified taking into account the criticality index (CI) calculated according to three parameters: frequency, severity, and detectability. The prioritization was carried out by considering the mean and the median values of the CI as limits. Corrective and preventive actions were then proposed.

Results

A total of 49 failure modes were identified, accumulating 4466 criticality points. The most critical step is that relating to the inter-depot order with a CI equal to 783 points. An action plan was developed, allows us to control 64% of the overall criticality of the risks linked to the process. Three main lines of action have been proposed: continuous training, especially for managerial and administrative tasks, logistical improvement (architectural reorganization and implementation of systems for securing the circuit of SUMDs) and support for the digitization of hospital pharmacy.

Conclusion

The FMECA is a consensual method, which makes it possible to propose actions in order to reduce the risks linked to the process of managing medical devices. Optimizing the estimation of needs, strengthening communication with stakeholders and securing the circuit are essential to guarantee the availability of SUMDs for the benefit of the patient.

Introduction

Lors de la pandémie de COVID-19, l’apprivoisement en dispositifs médicaux (DM) a été marqué par des interruptions répétitives et imprévues. La présente étude visait à déterminer les risques liés aux processus de gestion des DM dans notre CHU selon une méthode d’analyse des modes de défaillance et de leurs effets (AMDEC).

Méthodes

Des professionnels de la santé qualifiés ont été recrutés pour former une équipe d’étude multidisciplinaire. Après la rédaction de la cartographie du processus, les modes de défaillance ont été définis tout en indiquant les causes et conséquences à travers des réunions de brainstorming. Ensuite, ils ont été classés en tenant compte de l’indice de criticité (IC) calculé selon trois paramètres : la fréquence, la sévérité, et la détectabilité. La priorisation a été réalisée en considérant la moyenne et les valeurs médianes de l’IC comme limites. Des actions correctives et préventives ont alors été proposées.

Résultats

Un total de 49 modes de défaillance a été identifié cumulant 4466 points de criticité. L’étape la plus critique est celle relative à la commande inter-dépôt avec un IC égal à 783 points. Le plan d’action pour remédier aux risques jugés comme inacceptables, nous permet de maîtriser 64 % de la criticité globale des risques liés au processus. Trois grands axes d’actions ont été proposés : formation continue surtout pour les tâches managériales et administratives, amélioration logistique (réorganisation architecturale et mise en place de systèmes pour la sécurisation du circuit des DM) et soutien à la numérisation de la pharmacie hospitalière.

Conclusion

L’AMDEC est une méthode consensuelle qui permet de proposer des actions afin de réduire les risques liés au processus de gestion des DM. Elle permet notamment l’optimisation de l’estimation des besoins, le renforcement de la communication avec les parties prenantes.