Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menggunakan Metode Personal Extreme Programming (Studi Kasus: Kelurahan Sepinggan)

Abstract

Surat merupakan salah satu bentuk dari komunikasi dengan tujuan untuk memberitahu isi surat, oleh karena itu setiap surat memiliki informasi penting. Pada Kelurahan Sepinggan terdapat juga proses surat menyurat, akan tetapi proses pencatatan, pengarsipan  dan perekapan laporan masih dilakukan secara manual. Berdasarkan permasalahan, penelitian ini telah melakukan perancangan dan pembanguan aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat (SIPS) berbasis website dengan menggunakan metode Personal Extreme Programming. Penelitian ini diawali dengan wawancara kepada pihak Kelurahan untuk mengetahui proses surat saat ini, kemudian dilakukan studi literatur, kemudian dilakukan pengembangan sistem, kemudian dilakukan penyerahan aplikasi dan user training hingga penarikan kesimpulan. Hasil yang didapatkan adalah terapat 25 user story dan 32 story point, yang dibagi menjadi 5 iteras dengan waktu pengerjaan sistem selama 32 hari. Pada setiap proses pengerjaan iterasi berjalan lancar, sesuai dengan timeline waktunya dan fitur yang diterapkan dapat berfungsi dengan baik. Kemudian dilakukan penyerahan aplikasi dan user training, berdasarkan hasil kuisioner user merasa puas dengan sistem yang dibangun karena sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Selain itu user merasa dengan adanya sistem informasi ini mempermudah proses pengelolaan surat yang ada di Kelurahan dan sistem mudah untuk dioperasikan. Sistem informasi ini dibangun untuk memepermudah pihak Kelurahan dalam melakukan pencatatan, pengarsipan, dan rekapitulasi laporan surat.