139 Medical and organisational impact of identity errors: risk management and prevention by the use of the software tool ELUCID

Abstract

Context The University Hospital of Nice (France) has decided a few years ago to achieve accurate patient identification. Main objectives were to improve quality and continuity of care, but also to ensure better reimbursements. The deployment of a brand new information system in 2007 was the opportunity to redefine all the processes dealing with patient identity. The independent French National Authority for Health (HAS) manages the accreditation of healthcare organisations. This agency in particular has published a set of criteria, to assess quality of identity management. The University Hospital of Nice sees in this national mandatory campaign for hospital assessment an opportunity to improve its organisation, and its information system. Project Following traditional ‘plan/do/check/act’ cycles, the University Hospital of Nice has achieved three steps. First aim was to improve the initial data provisioning of the new information system, using advanced record linkage techniques provided by a French innovative software company, Alicante. The IT department of the Hospital has then worked on the quality of the propagation of the patient identity between heterogeneous systems, inside its global information system. Weaknesses of standards, or improper use of these standards, have sometimes led to errors. The actual phase deals with continuous improvement of the patient identity management, on a day-to-day basis. There are numerous actors managing patient identity: administrative crews, secretaries, sometimes nurses and physicians. Each type of actor must have, within a short delay, relevant information about what is detected as the suspicion of an error. Results The quality of the initial patient data provisioning has been significantly improved. Technical messages between applications, within the global hospital information system, have all been assessed. Nonquality propagation is now limited. A global campaign to raise awareness of the importance of quality in patient identity management has been launched, based on the regular dashboards automatically produced by Alicante's tool, named ELUCID. Conclusion This project has proven that patient identity management is a keystone in hospital information systems. The diversity of actors involved in patient identity management has also been enlightened. Dashboards and automatic alerts must be deployed at the same time as training campaigns. Contexte, objectifs Le CHU de Nice a inscrit dans son projet d'établissement une démarche ambitieuse d'optimisation des processus transversaux de prise en charge du patient, en s'appuyant sur le système d'information. Dans ces processus, ceux gérant l'identité du patient font l'objet d'une attention particulière depuis début 2007. Le contexte du déploiement massif du nouveau système d'information a permis de mettre à plat les pratiques en la matière. L'avènement de la certification v2010 renforce la nécessité de cette démarche, avec notamment le critère 15a, et la PEP associée. La convergence de vues du DIM et de la Direction Informatique a renforcé ce contexte favorable à l'identito-vigilance. Cet outillage a été conçu en partenariat avec la société ALICANTE, sur la base du produit ELUCID. Programme La démarche s'appuie sur un cycle qualité classique de type « plan, do, check, act », déroulé plusieurs fois depuis le début. Le premier cycle a porté sur l'analyse des données reprises de l'ancien système d'information. L'étude a montré qu'une partie des erreurs de la base patient provenaient d'arbitrages perfectibles faits lors de la reprise technique des données. La recherche des multiplons s'est appuyée sur le produit ELUCID, et ses algorithmes puissants et complexes. Le cycle suivant a porté sur un point crucial : l'interopérabilité entre CLINICOM et les autres logiciels déployés. Les dialogues inter-applicatifs, peu normalisés, sont le terreau d'erreurs répétées. Illustration: un logiciel de planification n'offrait qu'une zone pour à la fois le nom de naissance et le nom marital, alors que les bonnes pratiques voire les normes imposent deux zones. Le cycle actuel porte sur le processus de gestion de l'identité par les agents des bureaux des entrées. Ce processus est outillé à l'aide de tableaux de bord globaux, mensuels, mais aussi d'alerteurs en temps réel. Résultats en termes d'impact clinique Le résultat de la campagne d'étude des erreurs provenant de l'étape de reprise des données est spectaculaire : des erreurs franches, non ambigües, représentant environ 20% en cumulé de la base d'identités, ont été corrigées en masse, sans aucun risque pour la qualité des données patient. L'inter-opérabilité entre les différents outils du système d'information a elle aussi fait l'objet de débuts de correction, dans les limites de la réactivité des sociétés d'édition de logiciels concernées. L'amélioration des pratiques quotidiennes des agents concernés est difficile à mesurer précisément, de manière quantitative, sur la durée actuelle de mise en œuvre du programme complet. Cependant, on constate une acculturation progressive à la qualité de la gestion de l'identité dans les bureaux des entrées. Discussion, conclusion La démarche a permis de préciser quelles étaient les priorités de la démarche d'identito-vigilance, et de câbler ces priorités dans les outils de tableaux de bord et d'alertes. Ainsi, le système d'information est mieux aligné à la stratégie de qualité et de gestion des risques de l'établissement. En conclusion, il apparaît que viser le « zéro défaut » sur une base de plusieurs millions d'enregistrements est possible sur le papier, mais coûterait des dizaines d'années de temps agent. La démarche d'identito-vigilance est une démarche qui se priorise. La qualité de l'identité se gagne au quotidien, au moment de sa création ou de sa mise à jour. L'identito-vigilance est à la charge opérationnelle des agents des bureaux des entrées, mais aussi de certains secrétariats, d'accueils spécifiques décentré… En parallèle aux tableaux de bord et alerteurs, les formations, sensibilisations, et motivations, sont les outils les plus utiles. Les perspectives du projet portent sur la recherche sur des indicateurs d'estimation des impacts médicaux de mauvaise gestion de l'identité, dans un esprit d'anticipation et de gestion des risques au quotidien.