Perancangan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Mandailing Natal

Abstract

Di zaman ini, hampir semua aktivitas melibatkan internet. Pesatnya kemajuan teknologi sangat berpengaruh pada instansi untuk mempermudah pekerjaan salahsatunya dalam hal pengarsipan surat. Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting bagi suatu instansi, baik untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak secara eksternal maupun internal. Pada dasarnya surat dalam suatu organisasi dibedakan menjadi dua jenis yaitu surat masuk dan surat keluar. kinerja pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang ada di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Mandailing Natal yang sebelumnya masih manual yaitu dengan menulis dibuku besar dan softcopy yang disimpan pada folder komputer di kantor sedangkan hard copynya disimpan di dalam map yang kemudian diletakkan dilemari, sehingga membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup lama dan tidak menutup kemungkinan terjadinya data hilang dan kerusakan surat. Penelitian ini menggunakan metode waterfall, sistem yang dikembangkan berbasis website dengan menggunakan HTML, database, MySQL, bahasa pemprograman PHP dengan teks editor Visual Studio Code. Dengan perancangan sebuah sistem pengarsipan surat masuk surat keluar yang dapat mengelola secara efektif dan efisien. Pengarsipan surat dilakukan secara elektronik, yaitu penyimpanan dokumem softcopy, dan dilengkapi dengan laporan surat masuk dan surat keluar yang dapat meminimalisir kehilangan dan kerusakan surat karena data yang tersimpan di dalam database komputer.