GERENCIAMENTO DE PROCESSOS COM A UTILIZAÇÃO DE WORKFLOW: AUTOMAÇÃO DOS PROCESSOS DE UMA INSTITUIÇÃO COMUNITÁRIA DE ENSINO SUPERIOR

Abstract

A busca constante pela melhoria e inovação de seus processos administrativos faz com que cada vez mais Instituições de Ensino Superior incorporem metodologias e tecnologias que permitam o alcance dessas melhorias. Metodologias de gestão de processos em consonância com adventos como o da tecnologia permitem implementar mudanças significativas na rotina empresarial e garantindo eficiência no alcance dos objetivos. Sendo assim, o estudo teve como objetivo principal implantar um Workflow em uma Instituição Comunitária de Ensino Superior (ICES) na cidade de Bagé/RS e medir sua eficácia. Através de uma pesquisa descritiva e exploratória, foi realizado um estudo de caso na Universidade, onde foi implementado o Sistema de Protocolo Online no intuito de automatizar os processos administrativos. Alguns resultados já foram obtidos, como por exemplo, 40 serviços ativos podendo ser solicitados via sistema, em 30 dias mais de 200 protocolos abertos tramitando nos mais diversos setores. Nesta primeira etapa do estudo já foi possível identificar possíveis gargalos no fluxo de processos, métricas de tempo de espera de um protocolo por setor, entre outros. Acredita-se que, através do uso da ferramenta será possível propor melhorias, bem como um aprofundamento da técnica disponibilizando mais serviços através do sistema, automatizando tantos processos quanto for possível.